お礼状の書き方。お中元お歳暮、インターンシップや面接で不可欠!?

      2017/03/20

お礼状

 お礼状は、日々の人付き合いのなかで、あるいはビジネスシーンで、とても効果的なコミュニケーションの手段です。

 メールやLINEや電話さえあれば充分では?と思ってしまいますが、そんな時代だからこそ、「ここぞ」という時には、お礼状をしたためて、丁寧に想いを伝えていきたいものです。

 また、就職活動の面接やインターンシップでも、お礼状が必要になることもあります。

 この記事では、スマホ時代だからこそ見直したい「お礼状」の意味を考えながら、日常生活、ビジネス、就職活動でのお礼状の、書き方のポイントについて説明しています。

「お礼状」を書くメリットとは?

お礼状は人間関係を築くツール

 「お礼状」と聞くと、面倒くさいような重たい気持ちになる人も、少なくないと思います。

 学生時代の実習や就職活動でお礼状を書かなければ!と必要に迫られている人も多いでしょう。

 かつては社会人の常識とされた「お礼状」も、メールやLINEの普及で、必要不可欠なものではなくなったようにも思えます。

 「虚礼廃止」の傾向で、お中元やお歳暮を贈ることが減ったこともあって、お礼状が身近なものではなくなってきています。

 しかし、さらりとお礼状が書けるようにしておくことは、決して無駄になることはありません。人生の節目節目で、お礼状は必ず役に立つものなのです。

お礼状はセーフティーネットを作る

 なによりも、お礼状を出す習慣を身につけると、しっかりとした人間関係が築けるようになります。

 たとえば、親戚とか義理の親や兄弟など、日頃は疎遠にしているけれども、それなりに繫がりをもっておかないといけない関係というものがあります。

 いわゆる実家付き合い・親戚付き合いですね。

 「正直、そういうの重たいし面倒くさい!」って思っている人もいると思います。ですが、面倒くさいけれど、何かの折には顔を合わせざるを得ないものです。

 むしろ、できるだけ軽く付き合いをこなすためにも「さらりとお礼状を書く」 という技を習慣化しておくメリットは高いです。

 長い人生のなかでは、いざという時に血縁者しか頼れないこともあるものです。実家や親戚と良好な関係を保っておこくことは「セーフティーネット」のひとつなのですね。

 見返りを期待して打算的にお礼状を書く、というわけでもありませんが、人生の節目節目のお礼状で、儀礼的にでもつながりをもっておけば、いざという時に、何かとその関係が役に立つものなのです。

お礼状はSNSよりも強力!?

 お礼状は、ふだんスマホで密に連絡を取り合っているであろう友人などとの間でも、いざという時には効果を発揮するものです。

 たとえば、どうしても難しいお願いをしなければならない時や、甘えて負担をかけてしまった場合のフォローなど、文字通り「親しき中にも礼儀あり」が必要なシーンは少なくありません。

 LINEのスタンプだけでは伝えきれない想いやけじめを、手紙に託して、あらたまって伝えることで、より深い信頼関係が築けるでしょう。

 また、実家の両親と離れて暮らしていても、Facebookで繋がっているから、いま時お礼状なんて、と考える人は多いと思います。「まぁお互いの状況はなんとなく把握しているから、SNSだけでいいんじゃない?」と思ってしまいがちです。

 しかし、やはり、親というものは、ただ連絡が取れていれば良いということではなく、子供から手紙をもらうという行為そのものに喜びを感じるものです。

 FacebookなどSNSで常時つながっているからこそ、お礼状は、むしろ、気持ちを届け、絆を確認して深めることになります

 親孝行になると思って、折りに触れお礼状を出してみるのもよいでしょう。

お礼状

お礼状はインターナショナルな習慣

 お礼状というと、日本ならではの伝統的なしきたりのように感じることがありますが、実は、アメリカでもお礼状はThank you noteと呼ばれ、とても大切にされている習慣です。

 米国では、知人を自宅に招待してランチやディナーをふるまうことが少なくないですが、そういう招待を受けた後は、後日、お礼状を書くのが常識です。

 また、子供が誕生日プレゼントをもらった場合も、子供自身がThank you noteを書くことが習慣としてあり、小さい時からお礼状を書くように躾(しつ)けられています。

 最近では、オバマ元大統領が、アメリカ大統領としてはじめて広島を訪れた後、広島市や市民からの贈り物に対して、丁寧にお礼状を書いていたことが話題になりました。それだけ、アメリカ人のなかではお礼状文化が根ざしているのです。

 ありがとうの気持ちを伝えて、コミニュケーションや人間関係をより良いものにすることは、世界共通なのですね。

お中元・お歳暮の衰退で消えゆくお礼状

 今の社会では、お礼状を書く習慣が無い人、あるいは学生の頃や就職の頃に書いて以来、一度も書いていない、という人がほとんどかもしれません。

 一億総中流と言われた昭和時代の日本であれば、お中元やお歳暮を送り、お礼状を出すという習慣を、多くの家庭がやっていたと思います。

 しかし、現在、日本の家庭の大半が日々の生活にせいいっぱいで、贈り物をして、それにお礼状を書くという余裕が無いのも事実でしょう。

 スマホの普及だけでなく、じわじわと日本の一般家庭をむしばむ慢性的な貧困問題も、お礼状の文化を衰退させている原因のひとつでしょう。

 「衣食足りて礼節を知る」という 言葉にあるよう、経済的な余裕がなければ、お礼状を送る気持ちの余裕も無いことは理解できます。

 しかし、そんな時代だからこそ、お礼状を書くことがますます大切な意味を持つのかもしれません。

 経済的に厳しい時代だからこそ、たとえば親戚のなかでお金の貸し借りなど、助け合わなければならないシーンも出てくるはずです。

 そんな時のために、人間関係のセーフティーネットを構築しておくことはとても大事なこと。お礼状を出す習慣は、人とのあいだに信頼関係を築いていことにつながるのです。

【ここまでのまとめ】お礼状の意味

・LINEやメールの時代だからこそ、「お礼状」で特別な気持ちを伝えられる。

・お礼状を出す習慣は、人間関係を強化して、絆や信頼を深めることにつながる

・海外でもお礼状文化はある。お礼状は世界共通で使えるコミニュケーション・ツール

・人生のセーフティーネットを構築するのにお礼状は役立つ。

 

人付き合いのお礼状

こんな時は逃したくない、お礼状を出すタイミング

 人と人との縁を大切にして、ふだん顔をあわせない人ともしっかりとした信頼関係を作っておきたい・・・そんな時に威力を発揮するのが、お礼状です。

 お礼状は、スピーディーに出すのが最大のコツです。あとから、「え!? お礼状を出しておくべきだったんでね?」と焦らなくてすむように、お礼状を出したほうがよい場合は、どんな時か? 整理しておきましょう。

人付き合いのお礼状を出すタイミング

お中元・お歳暮をもらった時

結婚・出産・就職・入学などのお祝いをもらった時

災害見舞・快気祝いをもらった時

保証人・身元引き受け人・借金などに応じてもらった時

お中元やお歳暮のお礼状の出し方

 では、例として、お中元やお歳暮のお礼状の書き方をみてみましょう。

 お中元やお歳暮は、近年は「虚礼廃止」の傾向で、贈ったり贈られたりする習慣はだいぶ少なくなくなりました。とくに公私をしっかりと分ける意味でも、仕事上の付き合いで自宅にお中元やお歳暮を送ることは、避ける傾向になっています。

 そうしたなかでもお中元やお歳暮をいただけるという時は、よっぽどご縁があると考えて、その縁はたいせつにしていきたいものです。

 お中元やお歳暮をいただいた時は品を贈り返す必要はありませんが、お礼状は必ず必要です

 お中元は見返りを期待するものではないので、一方的に品物もらっているだけでもマナー違反にはなりません。ただし、もらったらすぐにお礼状を出すのが礼儀です。

 相手へもお中元を出している、つまり品物を送りあっている場合でも、お礼状は省略するものではありません。自分からの品とお礼状を同封するか、別便で送ります。

 御中元・お歳暮のお礼状は、届いたことを先方に知らせる意味もあるので、迷わずすぐに出します。

お中元やお歳暮のお礼状の例文

 目上の人や仕事関係の人から贈り物をいただいた場合は、ある程度、儀礼的な流れにのっとったお礼状が良いでしょう。ただ、あまりにも堅苦しい表現だと気持ちがこもりませんので、たとえば以下のような流れになります。

1、頭語

拝啓や謹啓などの慣用句ではじめるのが無難。頭語は結語とセット。下記が一般的です。

<ビジネスで男女が使える。プライベートで男性>
拝啓→敬具
謹啓→敬白

<プライベートで女性>
一筆啓上申し上げます→かしこ
謹んで申し上げます→かしこ
頭語無しの挨拶からはじめる→かしこ

2 季節の挨拶と相手への気遣い

頭語につづけて、1マス空けて、季節の挨拶と相手への気遣いの文を入れるのが定番。 

「拝啓 暑い日が続きますが、皆様お元気そうでなによりと存じます。」

ちょいちょいコンタクトととっている人には、季節の挨拶は不要。頭語に続けて、一マス空けで、お礼の言葉をつづければよい。

3 お礼の言葉

「このたびはご丁寧にお中元のお品をお送りいただき、ありがとうございます。」
「本日は、お中元のごあいさつをいただき、ありがとうございました。」
「本日、お中元の品をいただきました。ありがとうございます」

など。すぐ出すのが基本なので、「本日いただいた」という流れでよい。当日に出せなければ「このたびは」とする。

4 具体的な感想

「日頃なかなか口にすることのない、◯◯をとても美味しくいただきました。」
「好物の◯◯は、家族皆が揃う週末に食べようと、今から楽しみにしています。」
「◯◯はとても使い勝手がよく重宝します。」
「◯◯はちょうど欲しいと思っていたところなので、大切に使わせていただきます。」

ここがいちばんリアル感が出る部分なので、具体的に、食べたり使っているシーンを描くのもよい。すぐ食べたり使わない場合は、「食べてから書こう」と先延ばしせず、「食べるのが楽しみ」的な内容で。

5 へりくだり

「いつもお世話になっておりますのに、恐縮です」
「いつもお心づかいをありがとうございます」

感想→終わりの挨拶の流れをスムーズにつなぐためには、この「へりくだりがなら再度お礼を述べる」表現が便利。

6 終わりの挨拶

<御中元>

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「暑さ(寒さ)厳しい折ですが、くれぐれもお体にはお気をつけください。」
「まだまだこれからお体を大切にご自愛ください」

<お歳暮>

「本年中はいろいろとお世話になりました。来年も変わらぬご厚情をお願い申し上げます」
「それではよい年をお迎えください。」

6 締め

「まずは取り急ぎお礼申し上げます」
「心よりお礼まで申し上げます。」

7結語

 1の頭語を参照

 以上が、お中元・お歳暮のお礼状の流れになります。原則、この流れに沿って書けば、さほど時間もかかりませんので、サクっと相手に気持ちを伝えることができます。

 御中元やお歳暮では、送り主は、わざわざ時間を割いて、こちらのことを思って品物を選んだりしてくれています。そのことへの感謝の念をもちながら感想を述べるのがコツです。

 お中元やお歳暮に限らず、何かをいただいた時は、先延ばしにせず、すぐお礼状を書く習慣を身につけていきましょう。

 慣れていないと気が重く、先延ばしにしてしまいがちなお礼状。しかし、慣用句と定番の流れを使えば、素早くお礼状を書くことができるようになりますので、臆せず積極的にお礼状を書くようにしましょう。

 なお、日頃連絡をとっている親しい親戚などであれば、頭語や季節の挨拶など堅苦しい表現は抜きで、「このたびは、◯◯をお送りくださり、ありがとうございます。」とはじめ、具体的な感想を書きましょう。

 LINEやメールより、少しあらたまた感じで、丁寧に感謝の意を伝えることができます。

お中元やお歳暮のお礼状のポイント

・いただいたら直ぐに出す。

・悩まず、慣用的な出だしと締めのフレーズを使う。

・具体的な感想や状況を伝える。

・悩んでいたら出せないので、「出すことに意義がある」と考え、習慣化する

ビジネスシーンのお礼状

  ビジネスシーンでもお礼状は活躍します。企業どうしの取引でも、お店から個人のお客さまでも、さまざまなビジネスで、お礼状は活躍します。

 具体的な例をみてみましょう。

企業どうしのお礼状のやりとり

 企業間の取引(BtoB)の場合であれば、営業所や工場の新設へのお祝いごとへの返礼をはじめ、たとえば仕入れ価格の値下げに対応してもらった場合、キャンペーンなどの販売促進に協力してもらった場合、取引き先を紹介してもらった場合になどに、お礼状を書くことは、よくあることです。

 企業どうしのお礼状の文面は、儀礼的なマナーにできるだけのっとって書くようにします。書き出しと締めは以下のような慣用句になります。

「拝啓 ◯◯の候、貴社、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。」<br>
 このたびは・・・・(ここに本文)
「今後とも一層のご支援ご鞭撻をたまわりますようお願い申し上げます。
略儀ながら書中をもって御礼申し上げます。」

名刺交換のあとのフォローのお礼状

  また、営業のスタイルにもよるのですが、名刺交換をした翌日や商談をした後に、営業先相手へお礼状を出して、印象付けたり、言い足りなかたっことを補足したりする場合があります。

 ときとして、営業ツールとしてお礼状が活躍することもあるわけですね。

 この場合は、人との出会いとつながりを大切にして「出会いに感謝する」純粋なお礼状です。ですので、売り込みなどはせず、シンプルに、お礼と、先方の印象などを簡単に書きます。どこで会ったか先方がすぐ思い出せる様に、具体的な場所なども記入します。たとえば次のような感じです。

「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
先日は◯◯の新製品発表会の機会に、お名刺交換をさせていただきまして、誠にありがとうございます。
 ◯◯様の専門分野での見識の高さに感銘を受けました。
また何かの機会がありましたら、お話をうかがえれば幸いと存じます。
 ◯◯様の一層のご発展をお祈り申し上げております。
 とりいそぎ書中にてお礼申し上げます。
敬具(敬具は下詰め)

お店などから個人のお客様へのお礼状

 直接の顧客が相手の場合のビジネス(BtoC)でも、お礼状がリピート獲得のための強力なツールになると言われています。

 ほんらい、リピートを狙って恣意的に書くべきものではありませんが、それでも、買ってくださったお客様、あるいは来店してくださったお客様へ、手書きお礼のハガキを出したり、商品に一筆箋を同梱するのは、とても効果があると言われています。

 いまどき、印刷しただけのDM(ダイレクトメール)は、ほとんど反応が無く、チラ見しただけでゴミ箱行きです。

 しかし、手書きのお礼状であれば、受け取った人は、素直に嬉しい気持ちになりますし商品やサービスを提供している側の誠意を感じます。

 また、「このお店に行こう」「また、この商品を買おう!」と、ごくごく自然にリピートしてくれるようになります。

 このように、お礼状はビジネスのシーンでは、ただ単にコミュニケーションのツールとしての域を超えて、営業ツール・販促ツールとして活用されて、効果を出しているものなのです。

ビジネスシーンのお礼状

・お礼状は営業ツールとして威力を発揮

・BtoBでは名刺交換や商談直後のお礼状

・BtoCでは来店後・商品購入後のお客さまへのお礼状

・いずれの場合でも、売り込みはせず、純粋にお礼だけ書くのが基本

就職関係のお礼状

 最近は就職活動で、「お礼状を出すのがよい」という意見もありますが、これに関しては賛否があります。

 前項でのべたように、ビジネスシーンではお礼状は必須のツールです。ですので、そういう意味では、さらりとお礼状が書けることをさりげなくアピールすることは効果があるかもしれません。

 しかし、一般的に言って、面接後のお礼状は不要です。 採用もあくまで業務の一貫としてやっていることですし、特に人数の多い一次面接などでは不要であるばかりか、かえって担当者の手を煩わしてしまいます。

 いずれにせよ、一次面接などでは、お礼状の有無しが評価の対象になることは、まずあり得ないと考えてよいので、出す必要はないでしょう。

 一方、最終役員面接や転職時の面接の時であれば、ケースバイケースで、お礼状を出してもよいかもしれません。

 面接で言い足りなかったり、より強い思いを伝えるために、面接直後にお礼状を出したとしても、マイナスになることはないでしょう。

 ただし、面接の当日か翌朝には出すこと、文体はすべて正式な儀礼にのっとったもので、なおかつ、オリジナリティのある感想や意気込みが記されていることが条件です。

 例文丸写しのお礼状であれば、敢えて出す必要はないでしょう。面接をして、改めて、応募先へ熱い思いが募るようでしたら、その思いを素直にしたためることとは悪いことではないと思います。

 面接の合否は、最終的に「縁(えん)があるかどうか?」によります。最終面接の段階でお礼状を書くかどうか?は、その時の感触で、自分で判断するしかないですね。

お礼状

内定通知へのお礼状。

内定を受けたあとに、お礼状を出すべきかどうか?もよく話題になります。

 こちらも、面接のお礼と同じことで、あくまでビジネス上の業務のことであり、敢えて別にお礼状を出す必要はありません。

 一般的には、内定承諾書・入社承諾書を、会社へ提出する書類の表書きに、採用への感謝の気持ちを添えれば十分です。

 もし、そうした折り返しの書類提出などがない場合は、別にお礼状を書いてもかまいません。

 ただし会社側としては、内定を出した以上、もう社の一員であり、「戦力として期待」するばかりですので、例文集のような、あまり儀礼的なものでも意味がありません。

 具体的な内容を伴った決意表明のようなものを、自分の言葉で書けそうな場合は、書いてもよいでしょう。

インターンシップのお礼状

 最近は、大学や高校の時に、就職活動の前哨戦として職場実習(インターンシップ)が行われることが定着していますね。

 前項で述べたように、就職の面接や内定に対してのお礼状は必ずしも必要ではありませんが、インターンシップのお礼状は、欠かせないものだと考えて良いでしょう。

 ビジネスの世界では、取引先の企業や、お客様個人へ宛てて、お礼状を書く機会が少なくないことを先に述べました。

 仕事の研修のために余計な手間と時間を割いてくれたことに関しては、丁重な心からのお礼をするのは当然だといえます。 

 書き方としては、構成は儀礼的なお礼状の書き方に従うとしても、例文集の慣用句ばかりを並べるのでは気持ちが伝わりません。

 学生らしい、自分の言葉でよいので、素直に謝意を伝えることが必須です。

 スピーディーに仕上げることも大事ですので、書き出しと結びは次のような慣用句でかまいません。

インターンシップお礼状の書き出し例

「このたびは就業体験の機会を与えていただき、誠にありがとうございました。1週間のインターンシップでは、〜」

インターンシップお礼状の締め方の例

「〜お忙しいなか時間を割いてご指導いただきましたことに、心より感謝申し上げます。(今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます)」
「末筆ながら、貴社のご発展と皆様のご健勝をお申し上げます(または、簡単ではございますが、書面にて御礼申し上げます。)」

 このような定番のフレーズで、出だしと結びを書き、ますが、あいだの主文には、自分の言葉で、次のような内容をまとめて書きましょう。

インターンシップお礼状の内容

・インターンシップ中に印象に残った業務内容

・印象に残った仕事への姿勢や理念

・学びや気づきを得た内容

・経験を今後の自分にどう活かしていきたいか?

 インターンシップ期間中、毎日、どんな学びや気づきがあったかメモをとるようにしておけば、書くネタに困ることは無いでしょう。

 むしろあまり長くなりすぎないよう、絞り込んで印象を伝える内容にすればよいでしょう。

 インターンシップや実習のために、半ば強制的に「お礼状を書かなきゃ・・・」となっている人も多いと思いますが、お礼状は一生使えるコミュケーションスキルです。

 この機会にお礼状を書くことを学び、社会人になったあとも、ビジネスで、あるいは個人的な人付き合いのなかで、「お礼状」という武器を、積極的に活かしていきましょう。

就職関係のお礼状

・面接のお礼状は、原則的には不要。

・最終面接や転職の面接では、お礼状で熱い思いを伝えるのは可。

・内定通知へのお礼状も一般的には不要。内定承諾書の表書きなどでお礼を述べる。

・インターンシップのお礼状は必須。

・インターンシップのお礼状は出だしと結びは慣用句を使用。あいだに、学びや気づきのポイントを記す。

 

 以上、お礼状を出すべき、さまざまなシーンと、書き方のポイントについてみてきました。

 お礼状は習慣です。慣用句を上手く使いこなしながら、書く回数を重ねていけば、時間をかけずに書けるようにならいます。

 「筆まめ」になることを目指して、臆せずお礼状を出すようにしましょう。気が付くと、自分の周囲に豊かな人間関係のネットワークが出来上がっていることでしょう。

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